12 Modelli ed Esempi di Politiche di Cancellazione per Parrucchieri Efficaci

Una politica di cancellazione del salone è uno degli strumenti più importanti quando si tratta di clienti che non si presentano o di cancellazioni dell'ultimo minuto. Idealmente, ogni appuntamento fissato non dovrà mai essere cancellato o riprogrammato. Tuttavia, sapete già che gestire un salone significa aspettarsi l'imprevisto. Non viviamo in un mondo perfetto. Se disponete di politiche chiare, fornirete al vostro personale e ai vostri clienti le indicazioni e gli strumenti necessari per gestire queste situazioni. In questo modo, tutti potranno essere trattati equamente e nessuno perderà l'opportunità di ricevere i servizi e gli appuntamenti di cui ha bisogno.

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1. Iniziare Con la Politica di Prenotazione
2. Perché le Politiche di Cancellazione del Salone Sono Importanti?
3. Cosa Deve Includere la Vostra Politica?
4. Modelli di Politica di Cancellazione del Salone
5. Come Applicare Efficacemente la Politica di Cancellazione?
6. Conclusione

Iniziare Con la Politica di Prenotazione

Può sembrare un'ovvietà, ma sareste sorpresi di sapere quanti saloni dimenticano questo passaggio. Una politica di prenotazione semplice e generale dice ai clienti e agli stilisti cosa aspettarsi, fin dall'inizio. Vediamo più da vicino cosa dovrebbe includere una politica di prenotazione.

La polizza di prenotazione generale di un salone dovrebbe riguardare i seguenti aspetti:

• Accettazione delle politiche: Deve indicare che, prenotando presso il vostro salone, ogni cliente accetta le seguenti politiche. Questo aiuterà a prevenire eventuali confusioni o discussioni successive.
• Politica di cancellazione: La maggior parte dei saloni richiede un preavviso minimo di 24 ore per cancellare o modificare un appuntamento. Dopo questo termine, di solito addebitano almeno il 50% del costo del servizio, per coprire le perdite. Questo importo è spesso maggiore nel caso in cui i clienti abbiano prenotato più servizi in un'unica visita.
• Politica del modulo pre-trattamento: Per motivi di sicurezza e a seconda dei servizi offerti, alcuni saloni richiedono ai clienti di compilare i moduli di accettazione prima della visita. Se questi moduli non vengono compilati, il salone ha il diritto di rifiutare il servizio.
• Politica di rifiuto dell'appuntamento: Anche questo aspetto è legato alla salute e alla sicurezza. Il vostro salone ha il diritto di rifiutare il servizio a causa di problemi quali pidocchi, infezioni della pelle, ferite aperte, ecc. Questo potrebbe essere esteso anche alle contromisure di covid 19 zione, come rifiutare il servizio a chiunque abbia tosse o febbre continue.
• Politica di reclamo/ripetizione: È necessario disporre di un processo chiaro per aiutare il personale e i clienti nei casi in cui debbano presentare un reclamo o richiedere una ripetizione. La maggior parte dei saloni prevede un breve periodo di tempo (di solito 24 o 48 ore) per la presentazione di richieste di rifacimento.
• Politica sugli arrivi in ritardo: Non trascurate questo aspetto, che vi sorprenderà per la sua frequenza. La maggior parte dei saloni concede un "periodo di grazia" di 15 minuti per gli arrivi in ritardo. Se qualcuno si presenta dopo 15 minuti, l'appuntamento viene solitamente considerato come un no-show.
• Politica di no-show: Questi sono gli scenari peggiori che si vogliono evitare e scoraggiare a tutti i costi. Ricordate di inviare ai clienti un promemoria di 24 e 48 ore prima dell'appuntamento (il software del salone può occuparsene automaticamente). Ai clienti che non si presentano viene solitamente addebitato il 100% del costo dell'appuntamento.
• Spese di prenotazione: Molti saloni addebitano un costo di prenotazione (dal 25 al 50% del costo del servizio) al momento della prenotazione. In questo modo ci si assicura che nessuno si dimentichi dell'appuntamento o lo cancelli se non è assolutamente necessario. Dopo l'appuntamento, si può semplicemente detrarre dal costo del servizio.

Perché le Politiche di Cancellazione del Salone Sono Importanti?

Ogni volta che qualcuno prenota un appuntamento per un servizio presso il vostro salone, si impegna a presentarsi a quell'ora. Il vostro salone promette di avere il personale pronto all'ora dell'appuntamento. Se tutto funziona come dovrebbe, i clienti hanno l'opportunità di ricevere i servizi, il personale ha un preavviso sufficiente per prepararsi e tutti vincono. Ecco perché gli appuntamenti sono molto importanti.

I titolari dei saloni devono anche prevedere gli imprevisti, come arrivi in ritardo o cancellazioni. Una politica per questi eventi fornirà al personale le indicazioni necessarie per apportare modifiche al piano o per affrontare gli imprevisti dell'ultimo minuto. In questo modo il vostro salone apparirà più professionale. Inoltre, se un cliente cancella un appuntamento senza dare un preavviso sufficiente (ad esempio, molti saloni richiedono un preavviso di almeno 24 ore), potrete modificare la tariffa di cancellazione. Questo può essere molto importante quando si cerca di massimizzare gli appuntamenti e di evitare perdite dovute a vuoti nel calendario.

I parrucchieri possono addebitare una tassa di cancellazione? In realtà, la maggior parte dei saloni ha un regolamento per gli appuntamenti con i parrucchieri che prevede una tassa di cancellazione o di riprenotazione. Il più delle volte questa clausola è accompagnata da un testo del tipo:

"Nel caso in cui dobbiate cancellare o modificare un appuntamento per un servizio, vi chiediamo rispettosamente un preavviso di almeno 24 ore. Se dimenticate o cancellate il vostro appuntamento senza un preavviso di 24 ore, vi preghiamo di comprendere che questo comporterà un addebito".

La maggior parte dei saloni richiede i dati della carta di credito dei clienti e ne conserva una in archivio al momento della prenotazione, proprio per questo motivo. Tenete presente che alcuni clienti potrebbero contattare la propria banca e dichiarare di non aver effettuato alcun acquisto quando viene addebitata una penale per la cancellazione, quindi preparatevi a un aumento dei chargeback quando ciò accade.

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Cosa Deve Includere la Vostra Politica?

Le migliori politiche di cancellazione danno al personale e ai clienti la possibilità di apportare modifiche con un ragionevole preavviso, se devono cancellare. La possibilità di cancellare o modificare i servizi senza penali comporterà un maggior numero di nuove prenotazioni, dando ai clienti l'opportunità di ricevere i servizi e assicurandosi che il personale sia in grado di occupare l'orario dell'appuntamento. La maggior parte dei regolamenti di cancellazione dei saloni consente modifiche con un preavviso massimo di 24 ore. Se avete una lista d'attesa per i servizi, dovrete tenerne conto.

Se un cliente deve cancellare un servizio all'ultimo minuto, assicuratevi di avere una procedura per cancellare l'appuntamento. La prassi migliore è quella di assicurarsi che il cliente comprenda la politica di cancellazione al momento della prenotazione dell'appuntamento. Prima dell'appuntamento con un cliente, fategli leggere e firmare la politica di cancellazione e delineate chiaramente gli eventuali costi che ne potrebbero derivare. Potete anche dare loro una copia della pagina, per i loro archivi. Gli appuntamenti sono molto importanti e impegnano il tempo del personale e dei clienti. Una politica di cancellazione è un modo per riconoscere l'importanza del tempo dell'altro e può aiutare a costruire un rapporto di fiducia e di rispetto.

Un'altra cosa da includere è l'orario di arrivo dell'appuntamento. La maggior parte dei servizi del salone richiede un po' di tempo per essere completata e non si vuole che qualcuno perda l'opportunità di vedere il proprio parrucchiere in tempo. Gli arrivi in ritardo possono far slittare gli orari di tutti. Nella maggior parte dei casi, una finestra di 15 minuti è un tempo ragionevole. Questo aiuta a far sì che le cose si svolgano senza intoppi, il che può essere molto importante nei giorni più affollati, come i fine settimana, o quando si vuole evitare che qualcuno in lista d'attesa perda la possibilità di ricevere un servizio. Arrivare in tempo è altrettanto importante che arrivare del tutto.

Modelli di Politica di Cancellazione del Salone

Per aiutarvi a iniziare, ecco un esempio di politica di cancellazione del salone. Potete apportare le vostre modifiche a queste informazioni per soddisfare le esigenze del vostro salone:

Politica di Cancellazione Entro 24 Ore

Vogliamo dedicare a ogni cliente il tempo e l'attenzione che merita per il suo servizio. Siamo consapevoli che a volte si verificano delle circostanze e che è necessario modificare i propri piani. Se dovete cancellare o prenotare un nuovo appuntamento, vi chiediamo rispettosamente un preavviso di almeno 24 ore. Le cancellazioni o i mancati appuntamenti senza un preavviso di 24 ore comporteranno l'addebito di una parte o dell'intero importo del servizio.

Vi preghiamo di comprendere che l'orario dell'appuntamento è stato riservato solo per voi. Gli appuntamenti fissati all'interno del salone significano che abbiamo riservato uno spazio e un parrucchiere appositamente per voi. Le date degli appuntamenti per i servizi ci aiutano a garantire che i clienti non perdano l'opportunità di ricevere i servizi. Pertanto, vogliamo assicurarci che tutti siano disponibili per occupare l'orario dell'appuntamento.

La cancellazione dell'appuntamento senza un preavviso di almeno 24 ore comporta un addebito pari al 50% dell'importo del servizio. In caso di "no show" verrà addebitato il 100% dell'importo del servizio.

A seconda dei servizi prenotati, in caso di servizi multipli in un unico appuntamento, la cancellazione senza un preavviso di 24 ore comporterà l'addebito del 100% dell'importo del servizio principale e del 50% dell'importo di ogni servizio aggiuntivo.

La tassa di cancellazione e l'eventuale costo del servizio saranno addebitati sulla carta di credito del cliente.

La nostra politica di prenotazione del salone e di cancellazione del parrucchiere ha lo scopo di garantire l'opportunità di riempire qualsiasi disponibilità dell'ultimo minuto. Non vogliamo che i clienti in lista d'attesa perdano la possibilità di prenotare un appuntamento o di ricevere un servizio. Vi preghiamo di comprendere che ci impegniamo a offrirvi il più alto livello di servizio possibile durante i vostri appuntamenti con noi.

Per facilitare la prenotazione e la cancellazione degli appuntamenti all'interno del nostro software, il nostro salone richiede la presenza di una carta di credito al momento della prenotazione del servizio. Per alcuni dei nostri servizi, abbiamo una politica di cancellazione del deposito del salone. L'importo del deposito verrà applicato al totale finale del servizio, nelle date di appuntamento.

Se la cancellazione è dovuta a un'emergenza personale o medica, vi preghiamo di contattarci il prima possibile per decidere come procedere.

Come Applicare Efficacemente la Politica di Cancellazione?

• Utilizzate un software per saloni di parrucchieri e anticipate le cancellazioni e le mancate presentazioni: Tracciate gli appuntamenti, inviate conferme a 48 ore e promemoria a 24 ore. In questo modo si eviteranno no-show, cancellazioni e clienti in ritardo rispetto all'orario dell'appuntamento.
• Accettate depositi e pagamenti online: Chiedete carte di credito, ricordatevi di accettare caparre per gli appuntamenti e utilizzate metodi di pagamento online per prenotare i servizi. Le persone saranno meno propense a dimenticare o cancellare gli appuntamenti in salone per i servizi se hanno già pagato parte dell'importo del servizio con la carta di credito.
• Considerate le eccezioni per i clienti fedeli: A volte, mantenere un cliente fedele è più importante che attenersi a rigidi criteri di politica. I clienti fedeli del salone potrebbero occasionalmente essere autorizzati a cancellare gli appuntamenti entro meno di 24 ore. Si tratta di costruire e mantenere un rapporto.
• Avere una politica di "2 strike": Una politica di "2 strike" per le cancellazioni vi aiuta a stabilire delle regole senza essere troppo severi. Forse volete dare un avvertimento la prima volta e conservarlo in archivio. In seguito, addebitate una tassa sulla carta di credito se il problema si ripete. Alcuni saloni hanno anche una politica di "sciopero" per i no-show, che impedisce loro di prenotare servizi dopo un numero così elevato di appuntamenti mancati.
• Informate i nuovi clienti: La maggior parte delle cancellazioni e delle mancate presentazioni saranno dovute a nuovi clienti. Non perdete l'occasione di informarli subito sulle vostre politiche. Tenete a portata di mano una copia da visionare non appena prenotano un servizio presso il vostro salone o online. Assicuratevi che lo capiscano e lo firmino.

Conclusione

Ricordate che una chiara politica di cancellazione del salone è il modo migliore per evitare confusione o sentimenti di offesa. I criteri della politica del vostro salone dovrebbero coprire la maggior parte delle situazioni, pur consentendo ai dipendenti o alla direzione di essere flessibili con i clienti fedeli, se è il caso. Soprattutto, assicuratevi di presentare qualsiasi modifica alle politiche durante le riunioni con il personale. Questo li aiuterà a dare il massimo della professionalità e a spiegare tutto ai clienti.

L'adozione di una politica di cancellazione del salone renderà la vita di tutti più facile. Vi aiuterà a evitare le perdite di reddito dovute agli appuntamenti mancati e ai no-show. Inoltre, incoraggerà i clienti a darvi un preavviso sufficiente quando devono modificare un appuntamento o un servizio. In questo modo, non perderete l'opportunità di riempire uno spazio vuoto nella vostra agenda.

Se vi piacciono queste idee o ne avete altre che avete usato in passato per promuovere la vostra attività in salone, condividetele con la comunità di Belliata nella sezione commenti qui sotto. Saremo lieti di rispondere anche alle vostre domande.