Guida alla Gestione delle Scorte dei Saloni di Acconciatura

La gestione delle scorte dei saloni di acconciatura è parte integrante della gestione di un'attività di parrucchiere. Se le vendite al dettaglio vengono elaborate e monitorate con i metodi corretti, possono contribuire a migliorare i profitti del vostro salone di parrucchieri.

A parte i costi del personale, dell'affitto e delle utenze, il magazzino o le scorte saranno probabilmente la spesa aziendale più importante del vostro salone di parrucchieri.

Per rendervi la vita più facile, abbiamo pensato ad alcuni degli elementi chiave che dovete conoscere per quanto riguarda la gestione delle scorte dei saloni di parrucchieri.

Link Rapidi al Capitolo

1. Perché la Gestione Delle Scorte è Così Importante?
2. 7 Vantaggi Della Gestione Delle Scorte dei Saloni di Acconciatura
3. Non Tirare a Indovinare Nella Gestione Delle Scorte dei Saloni di Acconciatura
4. Gestire il Flusso di Cassa Monitorando le Scorte del Salone di Parrucchieri
5. Stabilire Gli Obiettivi per la Gestione Delle Scorte dei Parrucchieri
6. Quali Elementi Includere Nella Gestione Delle Scorte dei Saloni di Parrucchieri?
7. Quali Dati di Magazzino è Necessario Registrare?
8. Definire L'utilizzo Delle Scorte nel Vostro Salone di Parrucchieri
9. Usare le Schede di Magazzino dei Saloni di Parrucchieri per Decidere la Quantità da Ordinare
10. Diversi Modi per Monitorare le Scorte del Vostro Salone di Parrucchieri
11. Tracciare le Differenze Inventariali nel Vostro Salone di Parrucchieri
12. Quando Controllare le Scorte del Vostro Salone di Parrucchieri
13. Usare il Sistema di Scorte per Parrucchieri per Monitorare i Turni di Scorte
14. Formare il Personale All'uso Delle Applicazioni di Magazzino per Parrucchieri
15. Chiedete ai Fornitori di Aiutarvi a Controllare le Scorte del Salone di Parrucchieri
16. Come Esporre le Scorte dei Saloni di Parrucchieri
17. Suggerimenti Finali per la Gestione Delle Scorte dei Saloni di Acconciatura
18. Conclusione

Perché la Gestione Delle Scorte è Così Importante?

Le scorte di magazzino dei saloni di acconciatura rappresentano liquidità bloccata nell'azienda e, se non gestite correttamente, possono causare seri problemi di flusso di cassa, il che si traduce in uno dei principali motivi di fallimento dei saloni di acconciatura, secondo una ricerca della Small Business Association of America.

Quindi, è necessario che le scorte siano gestite correttamente? Giusto?

Ma soprattutto, disporre di un sistema di controllo delle scorte del salone di parrucchieri, utilizzando un foglio di calcolo o un software per le scorte dei saloni di parrucchieri, vi consentirà di gestire correttamente i livelli delle scorte dei prodotti al dettaglio e del backbar, contribuendo a migliorare la qualità dell'esperienza dei clienti del vostro salone di parrucchieri.

Non c'è niente di peggio per un cliente se il suo prodotto preferito è esaurito o se i prodotti che fanno parte di un servizio non sono disponibili.

Vi piacerebbe essere il membro del personale a dare la cattiva notizia?

Probabilmente no!

È sicuramente utile sapere come gestire le scorte in modo efficace per ridurre al minimo i rischi relativi a queste aree critiche.

7 Vantaggi Della Gestione Delle Scorte dei Saloni di Acconciatura

1. Migliora il flusso di cassa aziendale
2. Migliora i profitti
3. Migliora l'esperienza del cliente
4. Migliora il processo di ordinazione
5. Riduce le differenze inventariali
6. Riduce l'eccesso di scorte
7. Risparmia tempo

Non Tirare a Indovinare Nella Gestione Delle Scorte dei Saloni di Acconciatura

Decidere quando effettuare un ordine ai fornitori e mantenere buoni livelli di scorte in un salone di parrucchieri non deve essere un'ipotesi.

Una gestione efficace delle scorte dei saloni di parrucchieri consiste in una combinazione continua di controllo degli elenchi delle scorte dei saloni di parrucchieri e di un'attenta tempistica degli ordini.

Sarete pienamente consapevoli dei vostri prodotti più consolidati, con le loro tendenze e i loro volumi di vendita prevedibili. Ma potreste avere un nuovo prodotto con performance di vendita sconosciute.

Indipendentemente dal fatto che si tratti di forniture per il back bar o di forniture per la vendita al dettaglio, è possibile utilizzare la gestione delle scorte per garantire una crescita redditizia dell'attività.

Diversi fornitori di software online per la gestione delle scorte di prodotti per capelli automatizzano il controllo delle scorte e il riordino automatico per una migliore gestione degli ordini.

Gestire il Flusso di Cassa Monitorando le Scorte del Salone di Parrucchieri

Ogni imprenditore di successo sa che il contante è il re ed è essenziale per qualsiasi attività.

È importante disporre di sistemi e processi di gestione delle scorte dei saloni di parrucchieri per assicurarsi di avere abbastanza soldi sul conto corrente alla fine del mese, ma anche di avere abbastanza scorte per la consegna successiva.

Suggerimenti Sulle Scorte per Migliorare il Flusso di Cassa

• Tenete separati i rifornimenti per il back-bar da quelli per la vendita al dettaglio, in modo da monitorare accuratamente i costi in percentuale sulle vendite e scoprire quali sono i vostri profitti netti.
• Ordinate una quantità più limitata in base ai dati della vostra reportistica di magazzino per ridurre i costi di stoccaggio e di spreco.
• Monitorare i movimenti dei singoli articoli con i dati provenienti dallo strumento di gestione delle scorte del vostro salone di parrucchieri (foglio di calcolo, lista o software) per tenere aggiornati i livelli minimi e massimi delle scorte.
• Gestire il Costo del venduto (spesso indicato come COGS). Questo costo può coprire diversi costi variabili, ma in genere copre i costi di acquisto, i costi di conversione e altri costi sostenuti per portare le scorte alla loro posizione attuale e allo stoccaggio.
• Monitorate spesso i movimenti per essere al corrente dei livelli di fornitura, per evitare di esaurire un prodotto già noto o di avere un eccesso di scorte di un nuovo prodotto non ancora testato.

Stabilire Gli Obiettivi per la Gestione Delle Scorte dei Parrucchieri

È essenziale stabilire degli obiettivi per voi stessi e per il vostro team, per guidare gli sforzi verso il raggiungimento dei vostri obiettivi di gestione delle scorte dei saloni di parrucchieri.

Come si fa a conoscere gli obiettivi se non si fissano delle mete?

Idee di Obiettivi per la Gestione Delle Scorte dei Saloni di Parrucchieri

• Obiettivo di perdita/ritiro delle scorte
• Costo massimo delle scorte in percentuale del fatturato
• Livelli minimi di scorte
• Obiettivi di profitto lordo
• Costo del venduto
• Tipi di categorie massime
• Numero massimo di marchi
• Durata massima della giacenza di magazzino prima dello sconto
• Scontistica massima per prodotto
• Sicurezza dello stoccaggio dei prodotti
• Utilizzo del prodotto per il backbar
• Numero di prodotti esauriti al mese
• Trasferimento della merce tra le sedi, se l'azienda è multi-sito
• Controllo tra il magazzino e l'area di vendita al dettaglio del salone di parrucchieri o della spa

Quali Elementi Includere Nella Gestione Delle Scorte dei Saloni di Parrucchieri?

Molti proprietari e gestori di saloni di parrucchieri si chiedono spesso quali articoli includere nell'elenco delle scorte di un salone di parrucchieri.

Riteniamo che tutti gli articoli che aiutano a fornire un servizio ai clienti debbano essere inclusi e monitorati.

In pratica, tutto ciò che si sposta (anche fuori dalla porta del salone) o che deve essere riordinato, deve essere incluso.

Ecco una panoramica di ciò che può essere incluso nel magazzino del vostro salone di parrucchieri:

• Prodotti al dettaglio
• Prodotti per il backbar
• Prodotti per la pulizia
• Asciugamani o accappatoi
• Altri prodotti di supporto alle operazioni

Quali Dati di Magazzino è Necessario Registrare?

Per semplificare la vita a voi e al vostro team, è sempre meglio iniziare nel modo giusto e questo include l'acquisizione di tutte le informazioni corrette sui prodotti e sui distributori.

A seconda delle dimensioni dell'azienda, dipende da cosa includere in un foglio di calcolo o in un elenco delle scorte.

Ricordate che uno dei vantaggi principali della gestione delle scorte per parrucchieri è il risparmio di tempo.

Ecco alcuni dati di magazzino da includere:

• Numero di riferimento
• Codice SKU / Codice a barre
• Distributore / Grossista
• Marchio
• Nome del prodotto
• Descrizione del prodotto
• Livello minimo di stock
• Prezzo all'ingrosso
• Livello di tassazione
• Prezzo al dettaglio
• Valore totale in magazzino
• Volume di riordino
• Posizione dello stock
• Data di scadenza del prodotto

Definire L'utilizzo Delle Scorte nel Vostro Salone di Parrucchieri

Spesso può diventare difficile tenere traccia di specifici articoli di magazzino una volta che sono stati collocati nei back-bar, nelle sale di trattamento o per la vendita al dettaglio sul pavimento del salone.

Incoraggiate i dipendenti a segnalare la quantità di prodotti che utilizzano per i diversi trattamenti, in modo che questi dati possano essere conservati da alcune soluzioni software per parrucchieri. Il software può quindi generare rapporti sui costi dei materiali per ogni trattamento e suggerire quando è necessario riordinare i prodotti del back bar.

Ad esempio, quanti shampoo si ottengono in media da un flacone da 34 oz / 1 litro?

Se il software di gestione dei saloni di parrucchieri consente di tracciare l'utilizzo dell'attività, sarà possibile scoprire la quantità di ogni prodotto che si prevede di avere in ogni momento.

Basta inserire la frequenza con cui viene offerto ogni tipo di trattamento per ottenere risultati precisi con una frazione di flacone.

Anche se riconosciamo che questi livelli potrebbero non corrispondere all'utilizzo effettivo (di solito si discostano di non più del 2-10%), si tratta di un utile punto di riferimento da utilizzare per decidere quando ordinare nuove forniture.

Usare le Schede di Magazzino dei Saloni di Parrucchieri per Decidere la Quantità da Ordinare

Oltre a sapere quando ordinare, i responsabili dei saloni di parrucchieri hanno di solito il compito di decidere che tipo di prodotti ordinare e in quali quantità.

È possibile sfruttare la funzione di monitoraggio delle scorte dei saloni di parrucchieri disponibile nel software per parrucchieri. Considerate il seguente flusso di lavoro per consentire al sistema di gestione delle scorte di colore dei saloni di parrucchieri di tenere traccia delle forniture in base ai prodotti consegnati al salone:

• Effettuare gli ordini di acquisto, il manager deve avere accesso a informazioni quali le vendite e le consegne dei prodotti. Il manager può identificare la quantità di prodotti da ordinare e raggruppare gli ordini per fornitore.
• Approvare gli ordini di acquisto: gli ordini di acquisto forniscono piena trasparenza al responsabile finanziario o al proprietario del salone. Con queste informazioni possono rivedere e approvare gli ordini.
• Usare gli ordini di acquisto per verificare le consegne, quando il fornitore consegna le forniture, il manager può verificare che siano state consegnate le quantità corrette dei prodotti giusti, quindi aggiornare i registri.

Diversi Modi per Monitorare le Scorte del Vostro Salone di Parrucchieri

Tradizionalmente, il monitoraggio delle scorte e la definizione degli obiettivi avvengono tramite un elenco delle scorte del salone di parrucchieri o un foglio di calcolo delle scorte del salone di parrucchieri, che è un modo semplice per Con il software per le scorte, i manager possono vedere i dati registrati automaticamente dal sistema e generare rapporti rapidi e semplici. I sistemi informatici possono anche tenere traccia dei prodotti prossimi alla scadenza e informare il manager su quali prodotti hanno un tasso di rotazione più basso.

Software per le Scorte dei Saloni di Parrucchieri

Molte soluzioni software per la gestione dei saloni di acconciatura dispongono di un'applicazione per le scorte dei saloni di acconciatura che consente di avere visibilità delle scorte e di effettuare rapporti in qualsiasi momento.

Un manager efficace di un salone di parrucchieri dovrebbe cercare un software per le scorte ben strutturato che offra:

• Accesso ai livelli di stock in tempo reale
• Deve essere basato sul web e sul cloud
• Punto vendita al dettaglio per facilitare la gestione delle scorte
• Possibilità di scansione dei codici a barre
• Proiezione dell'esaurimento delle scorte in base a una serie di combinazioni di servizi
• Confronto con i livelli di stock controllati fisicamente
• Ricorda ai gestori dei saloni di parrucchieri di ordinare i prodotti quando le scorte sono prossime all'esaurimento
• Suggerisce di ordinare i prodotti a livelli adeguati per ridurre lo spazio di stoccaggio, assicurandone la disponibilità.
• Genera rapporti con conclusioni attuabili, in modo che i proprietari dei saloni di acconciatura possano prendere decisioni efficaci
• Si integra con i software di contabilità, come Quickbooks o Xero.

Foglio di Calcolo Delle Scorte per Parrucchieri

È la cosa migliore rispetto all'utilizzo di un software per parrucchieri all'interno del vostro salone e vi permette di monitorare elettronicamente i livelli delle scorte.

Una delle cose migliori è caricare il foglio di calcolo delle scorte del salone per parrucchieri su Google Sheets, in modo da renderlo disponibile ovunque ci si trovi.

Elenco Delle Scorte per Parrucchieri

Questo è probabilmente uno dei modi meno efficaci per gestire le scorte dei saloni di parrucchieri, poiché non è possibile automatizzare nessuno dei processi.

Se siete agli inizi, l'utilizzo di un modello di elenco delle scorte per parrucchieri (a volte chiamato foglio di conteggio delle scorte per parrucchieri) è un buon modo per iniziare. Vi permette di capire facilmente cosa dovete misurare all'interno del vostro salone di parrucchieri.

Il software è in grado di elaborare un rapporto e di fornire una raccomandazione.

Vi farà sapere a quali intervalli dovreste ordinare per ottimizzare i costi di consegna e soddisfare i requisiti di ordine minimo. Si può anche tenere traccia dell'utilizzo dei materiali di consumo in base ai singoli servizi, in modo da poter calcolare l'esaurimento delle scorte fino a frazioni di flacone.

A lungo termine, è importante decidere in quale giorno della settimana effettuare un ordine. I manager possono anche scegliere di utilizzare la funzione di avviso delle scorte o di farsi ricordare regolarmente quando ordinare.

La funzione di allerta scorte segnala eventuali situazioni di imminente esaurimento delle scorte. È possibile utilizzare queste informazioni per ordinare in tempo prima che le scorte si esauriscano completamente. Se un salone di parrucchieri è tipicamente occupato, ad esempio durante i fine settimana, è possibile che il sistema ricordi di ordinare il lunedì o il martedì per garantire che la spedizione arrivi il giorno lavorativo successivo.

Ai saloni di parrucchieri con più sedi si consiglia di mantenere ogni filiale come entità separata, in modo da poter trasferire le scorte se necessario.

Ricordate di stabilire un budget prima di ordinare qualsiasi prodotto ai fornitori. Avere scorte sufficienti per servire i clienti significa poter cogliere ogni occasione per offrire servizi. Ma un eccesso di scorte può anche rappresentare un costo maggiore in termini di stoccaggio.

Tracciare le Differenze Inventariali nel Vostro Salone di Parrucchieri

La perdita di scorte è un problema serio e può rappresentare un mancato guadagno. Ecco perché è importante essere in grado di monitorare e ridurre le differenze inventariali.

Frodi, danni, furti, scadenza o obsolescenza dei prodotti possono essere all'origine delle differenze inventariali. Sebbene sia impossibile ridurre a zero le perdite di magazzino, è possibile adottare misure per alleviare la situazione.

Ordinando una quantità adeguata di prodotti a intervalli regolari, è possibile ridurre le differenze inventariali. La scadenza dei prodotti è spesso il risultato di ordini troppo frequenti e irregolari. È possibile utilizzare i metodi di tracciamento delle scorte nel software per parrucchieri per aiutare a ordinare le giuste quantità.

Le spedizioni devono essere controllate accuratamente per individuare eventuali danni o prodotti mancanti.

Programmare gli ordini in orari meno affollati della settimana consente di controllare attentamente tutte le consegne in arrivo prima di accettarle. Di solito, se un prodotto è danneggiato, il fornitore sarà lieto di sostituirlo nella spedizione successiva. Se è danneggiato solo l'imballaggio, si può pensare di utilizzarlo come articolo di riserva o di farlo scendere a prezzi promozionali.

Gli sprechi si verificano di solito a causa delle cattive abitudini dei dipendenti.

Ricordate di verificare l'utilizzo previsto dal software con quello effettivo durante le verifiche, per vedere se ci sono differenze significative nei numeri. Se questa situazione persiste nel vostro salone d'acconciatura, potrebbe essere necessaria una riqualificazione del personale.

Quando Controllare le Scorte del Vostro Salone di Parrucchieri

I saloni di acconciatura dovrebbero effettuare controlli regolari anche quando esiste un software di gestione delle scorte per saloni di acconciatura. I saloni di parrucchieri con vendite al dettaglio elevate e un alto tasso di rotazione delle scorte dovrebbero farlo su base mensile, ma per i saloni più piccoli dovrebbe andare bene un controllo delle scorte trimestrale o semestrale. Lo scopo di questo esercizio è quello di assicurarsi che eventuali discrepanze nell'elenco delle scorte effettive dei prodotti del parrucchiere siano riconciliate con i dati del software.

In genere, due o più dipendenti del salone contano le scorte fisiche del salone. Poi si scambiano i conteggi e li confrontano con i propri per garantire la massima precisione. A volte, una discrepanza può essere dovuta a un errore umano nel conteggio o nella scansione dei prodotti, per cui è sempre saggio fissare una franchigia del 2% per eventuali differenze tra il conteggio e la registrazione del software.

Usare il Sistema di Scorte per Parrucchieri per Monitorare i Turni di Scorte

La rotazione delle scorte è la frequenza con cui le forniture si esauriscono o si riforniscono. È l'anello cruciale per comprendere il rapporto tra profitto al dettaglio e costi di magazzino. Il numero di turni di scorte viene solitamente calcolato su base annuale, ma alcuni saloni di parrucchieri con frequenze di vendita più elevate possono scegliere intervalli più brevi.

Un tasso di rotazione delle scorte più elevato significa che un determinato prodotto viene venduto frequentemente ed è più salutare per il vostro flusso di cassa. È possibile che si voglia ordinare questi prodotti in quantità maggiori a intervalli più lunghi per aggregare i costi di spedizione. Il software di magazzino può utilizzare i modelli di magazzino per parrucchieri per decidere quando ordinare quali prodotti e quali quantità in base alla frequenza di rotazione delle scorte.

Formare il Personale All'uso Delle Applicazioni di Magazzino per Parrucchieri

Fornite al vostro personale un'adeguata formazione sulla gestione delle scorte e degli approvvigionamenti. Assicuratevi che sappiano interpretare e utilizzare strumenti software come le schede di stock dei colori per capelli, i moduli di stock per saloni di parrucchieri e le liste di stock per saloni di bellezza. Il mantenimento di una corretta gerarchia degli ordini di acquisto è fondamentale per eliminare le duplicazioni. Se due o più membri del personale sono incaricati di monitorare lo stesso prodotto, si possono verificare ordini doppi che causano sprechi e confusione.

Progettate il sistema di supervisione delle scorte in modo che sia rigoroso ma trasparente. Dovete essere in grado di monitorare e limitare le perdite dovute a furti o disattenzioni dei dipendenti, ma anche di monitorare le vendite e l'utilizzo professionale delle forniture.

Chiedete ai Fornitori di Aiutarvi a Controllare le Scorte del Salone di Parrucchieri

Limitare il proprio salone di parrucchieri a poche linee di prodotti professionali, soprattutto quando si apre un nuovo salone, può aiutare a costruire un rapporto sano con i fornitori. Di solito, i fornitori sono disposti ad aiutarvi con la pubblicità in negozio, soprattutto se avete in magazzino i loro prodotti più recenti. Costruite una solida rete di fornitori e lavorate per ottenere un'offerta di prodotti simbiotica.

I clienti si affidano spesso alle vostre conoscenze professionali quando un nuovo prodotto esce dalla linea di produzione. Fornite loro consigli su come utilizzare questi nuovi prodotti e date loro informazioni sugli ultimi prodotti disponibili. Vale la pena di proporre offerte promozionali per incentivare i clienti a provare il nuovo prodotto.

Alcuni tipi di prodotti potrebbero essere specifici per determinati periodi dell'anno e presentare cicli stagionali. Assicuratevi di avere scorte sufficienti prima dei periodi di punta e collaborate con i fornitori per verificare se sono disposti a ritirare le scorte in eccesso dopo la fine della stagione per evitare sprechi di prodotti in scadenza.

In alcuni prodotti, alcuni composti chimici sono sensibili alle variazioni di temperatura. I titolari di saloni di acconciatura dovrebbero ricordare che in alcune regioni il clima invernale potrebbe essere sfavorevole. In queste condizioni climatiche, i lunghi tempi di spedizione potrebbero rovinare alcuni prodotti. Potrebbe essere utile fare scorte per l'inverno prima dell'arrivo del fronte freddo e i gestori possono utilizzare i sistemi di gestione delle scorte dei saloni di acconciatura per prevedere la quantità di scorte per la prossima stagione invernale.

Come Esporre le Scorte dei Saloni di Parrucchieri

È importante utilizzare i fogli di calcolo per le scorte dei saloni di parrucchieri per tenere traccia delle forniture e mantenere gli scaffali pieni. I clienti sono molto più propensi ad acquistare i prodotti su uno scaffale pieno. Assicuratevi che i prodotti siano posizionati nella parte anteriore dello scaffale e che siano ben illuminati per attirare i clienti che entrano. Ecco alcuni consigli per ottimizzare lo spazio sugli scaffali.

Disponete di un numero sufficiente di prodotti per rifornire completamente gli scaffali, ma non così tanto da compromettere il vostro flusso di cassa. Limitatevi a 2 o 3 linee di prodotti professionali per osservare i modelli di acquisto. Designate un membro del personale che lavori come rappresentante di vendita e si occupi della gestione del magazzino al dettaglio.

La vostra raccomandazione ai clienti in qualità di professionisti dei capelli è lo strumento di marketing più persuasivo in negozio, non rifornitevi di marche solo perché sono molto conosciute.

Lavorate con aziende che sono disposte a ritirare i prodotti se non vengono venduti, assicuratevi che il vostro denaro possa fluire nel flusso di cassa.

Un altro problema del posizionamento dei prodotti è il furto. È consigliabile collocare i prodotti più costosi nel retro del negozio, dove il personale può sorvegliarli, e installare telecamere di sicurezza nella parte anteriore, dove di solito si verificano i furti. Incoraggiate il personale a offrire assistenza agli acquirenti per scoraggiare le attività sospette.

Suggerimenti Finali per la Gestione Delle Scorte dei Saloni di Acconciatura

• Verificate i livelli delle scorte a intervalli regolari e scoprite se ci sono discrepanze tra le scorte fisiche e l'utilizzo previsto.
• Gestire lo spazio di magazzino evitando di sovraccaricare le scorte di prodotti lenti da vendere e di non sottoalimentare gli articoli più richiesti.
• Conoscere la quantità di prodotti presenti in magazzino in un determinato momento: questa regola evita gli sprechi.
• Utilizzare un software per le scorte dei saloni di parrucchieri per prevedere la quantità di scorte da ordinare e tenerne un po' in magazzino in caso di ritardi nelle consegne.
• Scoprite quali sono le date di scadenza dei prodotti e tenetene in magazzino solo la quantità necessaria per evitare le differenze inventariali.
• Costruite una solida rete di fornitori e sfruttate le vostre relazioni per assicurarvi offerte a prezzi inferiori.
• Scegliete il processo o il sistema giusto per il vostro salone di parrucchieri, per aiutarvi nel controllo delle scorte.

Conclusioni

La tracciabilità e la gestione delle scorte dei saloni di acconciatura è uno dei principali centri di costo nella gestione di un'attività di acconciatura e bellezza. È importante essere aggiornati sulle ultime tendenze di vendita e sui movimenti dei prodotti per assicurarsi di ordinare la giusta quantità di scorte. Mentre alcuni di questi consigli possono portare a risultati immediati, altri possono richiedere tempo per mostrare i benefici della riduzione dei costi.

Quali sono i vostri consigli per la gestione delle scorte dei saloni di parrucchieri? Condivideteli qui sotto.