19 Idee per Ottimizzare il Calendario del Parrucchiere nel 2023

Gestire con successo un salone di parrucchieri richiede molto tempo e impegno e dipende in larga misura dalla capacità di ottimizzare il calendario del salone.

Bilanciare gli orari di più parrucchieri con competenze diverse e assicurarsi che il calendario delle prenotazioni rimanga senza buchi può essere una sfida anche per i migliori gestori di saloni. Senza gli strumenti giusti, la programmazione del vostro salone di parrucchieri può diventare rapidamente un incubo.

Vediamo alcune soluzioni per gestire in modo efficiente il calendario del vostro salone e ottenere risultati migliori con meno lavoro manuale.

19 Idee per Ottimizzare il Calendario del Salone

1. Scegliere Bene le Fasce Orarie

I saloni di parrucchieri non vendono tagli di capelli, ma tempo!

Prima di procedere, la prima cosa da considerare nella sfida per l'ottimizzazione del calendario del salone di bellezza è assicurarsi di utilizzare fasce orarie coerenti nel calendario per la prenotazione dei servizi.

Consigliamo di attenersi a fasce orarie fisse di 15 minuti, quindi 15, 30, 45, 60, ecc. Questo vi aiuterà a ridurre i vuoti improduttivi nel calendario del vostro salone, come 10 o 20 minuti a caso qua e là.

2. Iniziate a Utilizzare un Software di Programmazione per Parrucchieri

Nei saloni di parrucchieri, le cose cambiano rapidamente e la gestione dell'attività comporta la necessità di sapere sempre cosa sta succedendo. Certo, l'obiettivo è quello di avere un'agenda piena, ma per mantenerla nel tempo è necessario avere il tempo di lavorare con il personale, di occuparsi dei clienti e di cercare di migliorare l'efficienza aziendale.

Risparmiate un po' di stress, introducete un po' di automazione e utilizzate un software di gestione per saloni di parrucchieri che vi aiuti a ottimizzare il vostro calendario.

Con un'applicazione mobile per saloni, avrete sempre accesso alla vostra agenda, alla prenotazione degli appuntamenti dei clienti e potrete controllare l'andamento della vostra attività in qualsiasi momento e ovunque vi troviate.

Potrete rispondere istantaneamente alle esigenze del vostro calendario: modificare gli orari di lavoro del personale, aggiungere appuntamenti extra per i clienti, reagire alle cancellazioni tardive, affrontare in modo proattivo i tempi morti. Niente più vuoti nel calendario e opportunità perse.

Tenere tutte le informazioni riunite in un'unica applicazione renderà anche più facile evidenziare eventuali problemi e affrontarli rapidamente.

3. Abilitare la Prenotazione Online

Troppe richieste di prenotazione? Non lo sappiamo tutti?

Perché non lasciate che siano i vostri clienti a occuparsi delle loro esigenze di prenotazione!

Offrite la prenotazione online gratuita sul sito web del vostro salone, sui social media o su Google My Business, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Chi non ama la libertà di prenotare gli appuntamenti quando vuole, piuttosto che lavorare intorno ai propri impegni?

Prenotando online i clienti avranno più tempo per verificare la loro disponibilità, evitando cancellazioni e riprogrammazioni future. Potranno inoltre compilare un modulo di pre-trattamento, prenotare appuntamenti ricorrenti o effettuare prenotazioni di gruppo.

Con la prenotazione online, il vostro team non dovrà preoccuparsi delle chiamate perse e potrà concentrarsi sui clienti, risparmiando energie per il servizio che sta fornendo. In questo modo si può anche liberare l'addetto alla reception (se ne avete uno) per aiutarvi a svolgere altre mansioni.

Le funzionalità di autoprenotazione, riprogrammazione e cancellazione delle prenotazioni online da parte dei clienti possono farvi risparmiare molto tempo e risorse.

4. Inviare Conferme di Appuntamento e Promemoria Delle Visite

Le cancellazioni tardive e le mancate presentazioni possono creare dei vuoti nel calendario del vostro salone che non sono altro che entrate perse per voi. L'uso di SMS o e-mail di conferma e promemoria degli appuntamenti può facilmente aiutarvi a ridurre queste perdite fino al 70%!

Quando inviate ai vostri clienti dei promemoria per le visite (ad esempio 24 o 48 ore prima dell'appuntamento), essi possono confermare, cancellare o riprogrammare facilmente tramite l'app del vostro salone, dandovi la possibilità di riempire la fascia oraria con altri clienti.

Inoltre, considerate il tempo che risparmierete sostituendo il follow-up manuale delle prenotazioni con e-mail, chiamate o messaggi di testo cliente per cliente da parte della vostra receptionist.

5. Creare Una Lista D'attesa

Molti saloni di parrucchieri hanno difficoltà a programmare gli appuntamenti per i capelli quando la loro attività è già al completo o qualcuno lascia un vuoto cancellando all'ultimo minuto, e questa è una soluzione.

Oltre a consentire ai clienti di prenotare regolarmente gli appuntamenti online, è una buona idea creare un sistema per consentire ai clienti di prenotare un servizio nel caso in cui qualcuno cancelli all'ultimo minuto o il vostro parrucchiere abbia un posto libero.

Anche se potreste farlo alla vecchia maniera, con carta e penna e un sacco di telefonate, questo non ottimizzerà il vostro calendario né vi farà risparmiare tempo.

Se si verifica una cancellazione o una mancata presentazione, è possibile riempire nuovamente il calendario impostando una lista d'attesa automatica nel software del barbiere o del salone di bellezza che invia un messaggio alle persone, offrendo loro l'opportunità di prenotare rapidamente un appuntamento nella fascia oraria appena liberata. Se non si prenotano, vengono contattate le persone successive in lista d'attesa.

In questo modo si riduce notevolmente la quantità di danni che i no-show possono arrecare ai profitti del vostro salone di parrucchiere.

6. Tenere Conto Delle Pause e Prenotare le Risorse

Il vostro salone di bellezza funziona senza problemi grazie al team di personale dedicato che lavora duramente per dare a ogni cliente un servizio eccellente.

Il software di programmazione del salone consente a voi e al vostro personale di gestire i loro orari e di stabilire pause extra, permessi, congedi per malattia, ecc. quando necessario, rispettando il tempo già riservato ai vostri clienti.

Quando impostate i vostri servizi, potete anche includere un periodo di tempo bloccato per le operazioni di pulizia e igienizzazione e per il controllo delle attrezzature del salone.

Dovreste anche pensare di permettere che alcune delle vostre risorse vengano prenotate automaticamente quando sono necessarie per un determinato servizio, ad esempio una sala o altre attrezzature del salone, per garantire che non ci siano conflitti di programmazione o sorprese, che dovranno essere risolti di fronte ai vostri clienti.

7. Date Priorità Alla Prenotazione di Tempi Lenti Prima Delle Ore di Punta

Per essere sicuri di non avere vuoti nel calendario degli appuntamenti, cercate di prenotare prima i clienti nelle ore più lente, quando possibile.

Un software ottimizzato per parrucchieri e centri benessere può fare questo per voi e aiutarvi a identificare e gestire questi periodi lenti mostrandoli come "disponibili" per primi quando i clienti prenotano online. In questo modo riempirete il vostro calendario di prenotazioni a ripetizione.

È anche possibile aprire gradualmente il calendario per le prenotazioni online, il che è ottimo per i nuovi saloni di parrucchieri che non vogliono mostrare un calendario vuoto ai potenziali nuovi clienti.

8. Essere più Efficienti Con i Servizi del Vostro Salone di Parrucchieri

Considerate la possibilità di programmare i servizi più piccoli, come i tagli o le rifiniture, durante gli appuntamenti più lunghi o di accettare i clienti che si presentano in questi orari. In questo modo, ogni parrucchiere ha il tempo di completare queste prenotazioni mentre aspetta che finisca il colore o il trattamento chimico di un altro cliente.

Un modo intelligente per gestire le finestre temporali di trattamento è aggiungerle al tempo di servizio nel software del salone di bellezza e delle unghie, in modo da renderle disponibili per la prenotazione nel calendario per gli altri clienti.

Quando decidete l'offerta dei servizi del vostro salone di bellezza, includete delle variazioni, ad esempio capelli corti, medi, lunghi, differenziate il colore completo dai soli colpi di sole, ecc.

Questo vi permetterà di tenere conto del tempo che i vostri clienti trascorreranno sulla poltrona e di utilizzare meglio il calendario del salone.

9. Vendite Aggiuntive ai Servizi

Vendere servizi aggiuntivi ai clienti seduti sulla poltrona può non essere facile per tutti. Perché non offrire l'opzione di aggiungere un servizio supplementare durante la prenotazione online del servizio principale?

I clienti avranno il tempo di considerare i vantaggi del servizio aggiuntivo, ad esempio il trattamento profondo, vedranno i prezzi in anticipo (senza domande scomode sul prezzo!) e saranno più disposti ad aggiornare il loro servizio. In questo modo aumenterete i profitti del vostro salone, ergo renderete più efficiente il calendario del vostro salone.

10. Adottare Politiche di Cancellazione e Di No-Show

La maggior parte delle aziende del settore estetico adotta una politica di cancellazione e di mancata presentazione per scoraggiare questo fenomeno. Inoltre, questa politica fornisce all'azienda, alla direzione e ai clienti un'idea chiara di cosa accadrà se gli appuntamenti per i servizi devono essere modificati o annullati all'ultimo minuto.

Non abbiate paura di chiedere una carta di credito per garantire il posto a qualcuno per prenotazioni complesse o per servizi multipli: potete impostare il vostro software per parrucchieri in modo che lo faccia al momento della prenotazione. Potete anche impostare il software in modo che i clienti visualizzino e accettino la politica di cancellazione al momento della prenotazione, riducendo così le cancellazioni e la confusione in seguito.

Per ulteriori idee, consultate il nostro articolo sulle politiche di cancellazione dei saloni di parrucchieri.

11. Tenere Conto Degli Arrivi a Piedi

Se il vostro salone di parrucchieri si trova in un'area ad alto traffico, assicuratevi di tenere conto degli arrivi a piedi. Potreste voler mettere in atto un sistema (ad esempio, il self-check-in) o lasciare alcune fasce orarie libere per questi clienti dell'ultimo minuto.

Se si tratta di un fenomeno costante, potreste anche aggiungere un membro del personale nei momenti più frenetici della giornata o della settimana.

Ricordate che potete sempre offrire un servizio self-service ai clienti che arrivano a piedi. Tenete alla reception alcuni codici QR che i clienti che arrivano possono scansionare rapidamente e verificare se ci sono posti liberi per prenotare un appuntamento sul posto.

12. Tenere Aggiornate le Informazioni e la Storia dei Clienti

Se volete inviare promemoria per gli appuntamenti, dovete tenere aggiornate le informazioni di contatto di tutti i clienti.

I saloni di parrucchieri spesso tengono anche un registro della storia del marketing e degli acquisti, nonché dei servizi per capelli ricevuti dai clienti.

È possibile integrare queste informazioni nel sistema di gestione del salone di parrucchieri e ottimizzare il calendario inviando promemoria per la prenotazione degli appuntamenti.

Se la cronologia degli acquisti dei clienti è disponibile durante il checkout, è possibile offrire loro alcuni prodotti acquistati in precedenza, ecc.

Gli stilisti possono anche utilizzare questa funzione per controllare i dettagli delle visite precedenti o le note dei nuovi clienti aggiunte durante la prenotazione online, e pianificare di conseguenza, risparmiando tempo.

13. Utilizzare Gli Strumenti di Marketing

È possibile automatizzare alcune attività di marketing e utilizzare un software per saloni e centri benessere per inviare messaggi SMS promozionali, campagne di marketing automatizzate, inviare buoni per compleanni o festività speciali o newsletter per il salone.

Il software del salone può anche inviare note di ringraziamento automatiche e sondaggi dopo un appuntamento, curando il feedback dei clienti in modo da poter rispondere privatamente alle recensioni negative e incoraggiando automaticamente i clienti a condividere quelle positive su Google My Business o sui social media.

14. Lasciate Che il Personale Gestisca i Propri Orari

Dall'organizzazione dei turni alla conoscenza delle loro caratteristiche che possono influenzare i tempi, è importante coinvolgere il personale. Questo vale per qualsiasi attività o settore, ma soprattutto per la gestione dei saloni di acconciatura.

Le capacità umane sono una parte essenziale di una buona gestione e si può risparmiare molto tempo e stress (oltre a ottenere un feedback prezioso e gratuito) se si rimane uniti con il personale del salone di bellezza e si lavora insieme sulla programmazione.

Sarà molto più facile evidenziare i conflitti di programmazione e convincere le persone ad accettare di lavorare in turni diversi se la pianificazione avviene in gruppo.

15. Programmare il Personale in Base All'affluenza dei Clienti

Quando pianificate il calendario del vostro personale, tenete sempre presente l'ora del giorno, il giorno della settimana e la stagione.

Fate in modo che il momento di maggiore affluenza della giornata sia completamente coperto, riducete al minimo le pause, che potrete compensare nei momenti di rallentamento per non sovraccaricare nessuno.

Lo stesso vale per le stagioni più o meno intense, che devono essere pianificate in anticipo e comunicate bene al personale.

16. Formazione Trasversale del Personale

Un'importante strategia di gestione aziendale consiste nel formare i parrucchieri a svolgere più lavori.

Le mansioni di un receptionist possono essere unite ad altri lavori amministrativi come l'elaborazione dei pagamenti e l'aggiornamento del sito web online e dei social media del salone quando non sono impegnati con le prenotazioni.

Nel caso dei saloni di acconciatura, la prenotazione di appuntamenti online, l'accoglienza e le pulizie potrebbero addirittura essere integrate nelle mansioni di altri membri del personale, soprattutto durante i tempi morti o il tempo libero. Il software di prenotazione può aiutarvi a individuare questi momenti di rallentamento utilizzando l'app calendario del vostro salone di bellezza e per le unghie e a programmare di conseguenza un numero minore di persone.

17. Gestire Bene la Routine del Servizio

Dovete assicurarvi che gli appuntamenti con i clienti inizino e finiscano in orario.

Il primo passo consiste nell'essere puntuali. Poi è importante pianificare bene il tempo per completare i servizi di parrucchiere. Prendetevi il tempo necessario, sfruttate la vostra esperienza e preparatevi al successo.

Assicuratevi di non trascinare un appuntamento sull'altro con troppe pause o interruzioni non programmate. A volte, quando i clienti fanno molto tardi, offrite loro un altro servizio che non influisca sui vostri appuntamenti successivi.

18. Accettare i Pagamenti Online

I sistemi POS sono integrati nel software per parrucchieri e lavorano insieme per ridurre al minimo le perdite di tempo, lasciandovi liberi di concentrarvi sulla gestione della vostra attività.

Alcuni dei modi in cui il sistema POS per parrucchieri velocizza il processo di pagamento sono l'utilizzo di opzioni che consentono ai clienti di salvare i dati della carta e di pagare rapidamente utilizzando l'app del salone o accettando pagamenti online per l'intero prezzo al momento della prenotazione. In questo modo si crea un'esperienza molto comoda sia per il personale che per i clienti.

Potete anche richiedere pagamenti con caparra o pagamenti anticipati, oppure chiedere ai clienti di fornire i dati della carta di credito durante la prenotazione online e addebitare automaticamente le spese di cancellazione tardiva. In questo modo, una cancellazione all'ultimo minuto del calendario del salone di parrucchieri vi costerà una perdita di entrate.

19. Esaminare il Calendario Giornaliero

Dedicate un po' di tempo ogni mattina e durante la giornata alla revisione del calendario del vostro salone di bellezza. Conoscere il vostro programma e il tipo di appuntamenti prenotati vi aiuterà a prepararvi a qualsiasi imprevisto.

Ci saranno sempre casi come:

• Prenotazione di un appuntamento per un parrucchiere di un orario sbagliato;
• Appuntamenti più lunghi del previsto
• I clienti sono in ritardo o mancano all'appuntamento;
• Conflitti di prenotazione;
• Piccole lacune nel calendario da colmare, ecc.

Questi sono i rischi comuni di programmazione che si incontrano nel vostro salone di parrucchieri e il modo migliore per gestirli è agire il prima possibile.

Conclusione

Non è facile gestire un salone di parrucchieri molto frequentato e bilanciare le esigenze del personale con gli orari di ogni cliente. Se il vostro sistema di pianificazione sembra un castello di carte che dovete bilanciare e regolare in continuazione, allora prendete in considerazione l'utilizzo di un'app di prenotazione per saloni.

Insieme alle altre strategie che abbiamo menzionato, il software di calendario per parrucchieri, combinato con un po' di pianificazione, può liberare molto del tempo prezioso vostro e del vostro team. In questo modo, potrete tornare a fare ciò che amate di più.